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2023公司文件管理方法(19篇)(精选文档)

时间:2023-04-15 09:53:56 条据书信 来源:网友投稿

下面是小编为大家整理的2023公司文件管理方法(19篇)(精选文档),供大家参考。

2023公司文件管理方法(19篇)(精选文档)

公司文件管理方法(精选19篇)

公司文件管理方法 篇1

  1.目的:为适应公司全方位规范化管理,做好公司文件管理工作,确保使用文件的统一性和有效性,使之规范化和制度化,特制定本制度。

  2.适用范围:本制度适用于公司所有文件的管理。

  3.定义:公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

  4.文件处理程序:公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。

  4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

  4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理,发放文件必须在总裁办备份存档,并接受总裁办的检查与监督。

  5.文件分类:公司的公文主要可分为以下类:

  5.1管理制度:适用于公司各部门的规范性程序的明确,包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编;“制度”一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

  5.2工作通知:适用于转发上级文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项;

  5.3人事通知 适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

  5.4工作报告 适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

  5.5会议纪要 适用于公司各级会议进行的记录的文件。

  5.6对外发函 适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

  5.7决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。

  5.8通报:表彰先进,批评错误,传达重要信息。

  5.9请示:向上级请求批示与批准,用“请示”。

  5.10批复:答复请示事项用“批复”。

  6.文件格式:

  6.1公司所有文件采用A4竖版模式,四周页边距设置为2.5CM,页脚设置为1.5CM,采用数字形式; 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

  6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成;

  6.4文件标题使用华文中宋体小二号,其他均使用宋体五号,1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行;标题下方靠右为发文编号;发文编号与正文之间可空一行;正文中小标题可使用粗体;章节段落之间可空一行;文件落款位置偏右,正文与落款之间空二行;有附件的文件,附件在文本正文后落款前列出,与正文间隔一行、与落款间隔二行。

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